Les mentions légales sur les factures

01/10/2024

[temps de lecture : 7 mn]

La facture est un document comptable qui permet de demander le paiement d'une prestation de service ou de vente de marchandise à votre client. Une facture est une preuve de vos opérations commerciales et revêt donc une valeur juridique importante. Mais pour être valide, elle doit comporter certaines mentions légales obligatoires.

Quelles sont les mentions obligatoires et particulières ? Quelles sanctions sont prévues en cas d'anomalie ? Quelles sont les mentions facultatives ? Faisons le point !

Avant de regarder de plus près les mentions que doit comporter votre facture, elle doit répondre à 2 obligations concernant la forme :

être rédigée en langue française
être établie en deux exemplaires, dont l'original pour le client.

Les mentions légales obligatoires

Pour être en conformité, chaque facture doit inclure obligatoirement ces mentions légales :

Alors c'est tout bête mais le mot « FACTURE ». Il permet d'identifier le document et de le différencier d'un devis, d'un bon de commande ou autre.
Le numéro de la facture. Ce n'est pas un numéro au hasard, vous devez respecter un ordre chronologique.
La date d'émission de la facture (correspondant au jour où vous la faites).
La date de la vente ou de la prestation de service (si différente de la date d'émission de la facture. Ex : vous faites une facture mensuelle pour différentes ventes ou prestations dans le mois).
L'identité complète de votre entreprise : dont numéro de SIRET, et, si applicable, numéro de TVA intracommunautaire. Si vous êtes en micro-entreprise, n'oubliez pas la mention EI avant ou après vos prénom et nom, en plus d'un nom commercial si vous en avez un.
L'identité du client : si c'est un professionnel, les mêmes informations que pour votre entreprise dont SIRET et numéro d'identification à la TVA sauf si ce dernier n'est pas redevable de la TVA et si le montant de la facture hors taxe est inférieur ou égal à 150€.

Si c'est un particulier, nom et prénom, adresse (sauf opposition de la part du particulier).

Le numéro du bon de commande s'il a été préalablement émis.
La description des produits ou services : nature, quantité, et prix unitaire. Si vous êtes concerné par la TVA, prix unitaire HT, taux de TVA applicable, le montant total par ligne et le total HT et TTC. Si vous ne facturez pas la TVA, il ne faut pas écrire votre montant total TTC ni « net à payer » Mais « montant total à payer ».
Remise ou un rabais, s'il y en a.
Les conditions de paiement : les modalités de paiement et délais de paiement (date du paiement attendu), pénalités de retard.

☝️ Bon à savoir : Depuis le 1er juillet 2021 les documents de facturation doivent mentionner l'existence et la durée de la garantie légale de conformité de deux ans minimum pour les catégories de biens déterminés par le décret n° 2021-609 du 18 mai 2021. Notez que le décret exclut les biens vendus dans le cadre d'un contrat conclu à distance ou hors établissement.

Les mentions particulières

• La mention «TVA non applicable article XXX» lorsque vous êtes exonéré de TVA. Cette exonération n'est pas la même en fonction des secteurs d'activité, donc attention à utiliser le bon article. Certaines peuvent bénéficier d'une exonération de TVA propre à l'activité, et non à l'entreprise et au statut fiscal de l'entreprise (micro-entreprise). Quelques exemples :

Micro-entrepreneur : « TVA non applicable article 293b du CGI »

Formation : « TVA non applicable en application des dispositions du 4° du 4 de l'article 261 du code général des impôts (CGI) » ⚠️ Attention : applicable si vous avez préalablement demandé l'exonération de TVA à la DREETS et qu'elle vous a été accordée.
Psychologue, psychanalyste… : « TVA non applicable en application des dispositions du 1° du 4 de l'article 261 du code général des impôts (CGI) » ⚠️ Attention : si avez les diplômes pour l'exercice de cette activité.
Facture pour l'étranger, il existe une mention spécifique pour l'exonération ⚠️ Attention : cela diffère en fonction des pays.

• Les pénalités de retard : si vous facturez à des professionnels : indemnités de 40 € pour les frais de recouvrement et le taux des pénalités de retard.

• « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté » si vous avez adhéré à un centre ou à une association de gestion agréée.

• Votre assurance professionnelle obligatoire, notamment si vous exercez dans le BTP ou une activité libérale réglementée.

Assurance décennale : les références du contrat d'assurance, les coordonnées de l'assureur et du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie

• Le médiateur à la consommation pour les factures à un particulier : vous devez y inscrire votre médiateur à la consommation (cette désignation peut être dans vos CGV si ces dernières sont fournies avec votre facture). Le médiateur à la consommation est obligatoire dès que vous facturez à un particulier, quelque soit votre statut juridique, votre RC pro ou votre assistance juridique ne suffisent pas.

Les sanctions en cas d'oubli ou d'erreur d'une mention

Les entreprises ne respectant pas les règles de facturation s'exposent aux amendes suivantes :

une amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte, sans pour autant dépasser le quart du montant de votre facture.
une amende administrative de 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale. Cette amende pouvant être doublée en cas de réitération de la faute dans un délai de deux ans à compter de la première sanction.

Pour faire des factures qui comportent toutes les mentions légales et qui sont conformes, je vous préconise d'utiliser des outils de facturation. Il en existe des spécifiques pour les micro-entreprise (même des gratuits), plus simples à utiliser que des logiciels comptables.

Et puis, ☝️N'oubliez pas : La facturation électronique, déjà obligatoire à destination des entités publiques, s'étend progressivement aux professionnels. Initialement prévue au 1er juillet 2024, l'obligation pour les entreprises établies en France d'émettre et de recevoir des factures électroniques s'appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026. Alors autant oublier la facture manuelle dès à présent.

☝️Bon à savoir : À partir du moment où vous émettez une facture, il faut la conserver 10 ans. Elle peut être conservée sous format papier ou électronique.

💡La facture est-elle obligatoire ? Oui et non.

Vous avez l'obligation de faire une facture, même quand vous êtes micro-entrepreneur, quand :

votre client est un professionnel,
votre client particulier vous la demande quelque soit le montant,
vous travaillez dans la prestation de services avec des particuliers et votre prestation coûte plus de 25 € (sinon pas obligatoire, sauf s'il vous la demande !!),
vous vendez en ligne, quelque soit le montant.

Vous travaillez sur les marchés ? Pas besoin de faire une facture pour les biens vendus mais je vous invite à opter pour un mini TPE (terminal de paiement style SumUp) pour laisser des reçus à vos clients. Certains prennent en compte les paiements en espèces.

Les plateformes de mises en relation : bien souvent, les plateformes de mise en relation facturent le client directement en votre nom avec leur propre système de facturation, donc tout est ok. Vous n'avez pas l'obligation de refaire les factures, mais ⚠️ Attention : je vous conseille de les télécharger pour les avoir dans vos archives et si vous utilisez un logiciel de facturation pour vos autres prestations, je vous conseille d'en refaire une avec votre système de facturation, comme cela vous aurez une continuité dans la numérotation de votre facturation. Faites comme si vous facturiez le client final en indiquant que vous reprenez les infos de la facture X de la plateforme Y.

Les mentions facultatives

Certaines mentions sont facultatives, mais apportent plus de sérieux à votre facture et encadrent mieux la relation commerciale :

l'unité pour la quantité des produits et services vendus (heures, forfait, m2, etc.),
le capital social de l'entreprise de votre client,
le moyen de paiement (chèque, espèces, CB, etc.),
les coordonnées de paiement (RIB),
le code APE/NAF,
le logo de votre entreprise.

☝️Bon à savoir : Factures dans une monnaie et langue étrangères

Une entreprise établie en France peut également sous certaines conditions :

facturer dans une monnaie étrangère sous réserve que la devise étrangère soit reconnue internationalement et convertible (dollar ou livre sterling par exemple) et que la réintégration dans la comptabilité de l'entreprise se fasse en euros,
rédiger la facture dans une langue étrangère (dans ce cas, l'administration peut exiger la traduction certifiée par un traducteur assermenté, pour contrôle).

Conclusion

En conclusion, la rédaction d'une facture conforme aux exigences légales est essentielle pour assurer la transparence et la crédibilité de votre activité. Que ce soit pour éviter les sanctions ou pour inspirer confiance à vos clients.

Cependant, entre la gestion quotidienne de votre activité et le respect des obligations administratives, il est facile de se sentir dépassé. Pour vous assurer une gestion administrative irréprochable, faire appel à une secrétaire indépendante peut être la solution idéale. Avec une expertise dans la création de documents conformes et la gestion des obligations légales, je vous accompagne dans vos démarches pour que vous puissiez gagner du temps et de la tranquillité d'esprit.

N'hésitez pas à me contacter pour discuter de vos besoins spécifiques et découvrir comment mes services peuvent vous aider à simplifier votre quotidien d'entrepreneur.

À très bientôt pour le prochain article !

Delphine de Secrétaire Assistance