La numérotation des factures

28/10/2024

[temps de lecture : 5 mn]

Dans cet article de blog, je vais vous détailler un point important des mentions légales sur la facture : la numérotation des factures. Souvent perçue comme un simple formalisme administratif, la numérotation des factures est une obligation légale et doit respecter des règles strictes. De plus, c'est également un outil indispensable pour une gestion efficace.

Les bases de la numérotation des factures

Le respect des règles de numérotation permet de garder une trace fiable de toutes les transactions, facilitant ainsi la gestion financière. C'est aussi un moyen efficace de prévenir les erreurs ou les fraudes, en garantissant que chaque opération est bien enregistrée et identifiable.

Pour être en conformité, chaque facture doit suivre 3 principes selon le Code du Commerce et le Code Général des Impôts :

Continuité. Vos numéros de facture doivent se suivre sans interruption.
Unicité. Chaque facture doit posséder un numéro unique. Cela signifie qu'il ne doit y avoir aucune duplication de numéro, même si la facture est annulée ou modifiée.
Chronologie. Les numéros doivent refléter l'ordre d'émission des factures. Vous ne pouvez pas revenir en arrière dans la séquence ni sauter de numéros sans justification.

☝️Bon à savoir : Les conséquences d'une mauvaise numérotation.

Ne pas respecter les règles de numérotation peut entraîner des conséquences sérieuses, particulièrement en cas de contrôle fiscal. Une erreur dans la chronologie, un numéro en double ou un saut de numérotation peuvent éveiller les soupçons de l'administration fiscale, qui peut y voir une tentative de fraude. En cas de non-conformité, vous risquez des sanctions financières, voire des pénalités administratives.

Les différents types de numérotation possibles

Une date suivie d'un numéro, une suite de chiffres, une personnalisation avec un préfixe suivi d'un numéro, peu importe du moment que votre système de facturation soit continu et respecte les règles légales. En aucun cas, vous ne pouvez insérer une nouvelle facture entre deux factures déjà créées.

Voici des exemples de ce que vous pouvez faire :

Numérotation simple avec une suite séquentielle. 001, 002, 003 … sans jamais recommencer à 0.

☝️Attention : vous devez prendre une bonne base en fonction de votre volume de factures futures. Si vous émettez beaucoup de factures : 0001 plutôt que 001. L'inconvénient de ce système, si vous avez mal évalué le volume de factures, est de vous retrouver coincé à un moment donné. De plus, il ne permet pas de retrouver facilement une facture que ce soit en terme d'archivage, de suivi des paiements et de comptabilité ! Comment se souvenir de quand date la facture n° 00012 sans aucune autre information ???

Numérotation temporelle avec une suite séquentielle. C'est une numérotation qui permet de suivre combien vous faîtes de facture chaque année : 2024-001, 2024-002 … Vous pouvez également utiliser Année + mois + numéro mais vous ne devez pas recommencer à 0 chaque mois (2024-01-001, 2024-01-002, 2024-02-003). Cela apporte plus de précision en terme de gestion de factures mais c'est plus difficile à gérer.

Numérotation avec préfixe. Vous pouvez personnaliser la numérotation de vos factures en y ajoutant des préfixes. Cette technique vous permet d'adapter vos numéros de factures en fonction des canaux de ventes ou des clients. L'utilisation de préfixes est particulièrement efficace pour les entreprises qui utilisent plusieurs types de facturation pour la vente en ligne ou la vente en direct notamment. Vous avez une activité de services et une autre de vente de produits, il peut être judicieux de distinguer vos factures un insérant une lettre ou une série de lettre avant votre numérotation. Ex : SER-2018-1 ou PRO-2018-1. Ou encore plus simplement : F-2024-001 ou FA001

Chaque système a ses avantages et votre choix dépendra de vos besoins spécifiques. Pour faire des factures qui comportent toutes les mentions légales et qui sont conformes, je vous préconise d'utiliser des outils de facturation. Il en existe des spécifiques pour les micro-entreprises (même des gratuits), plus simples à utiliser que des logiciels comptables.

Cas particulier : erreur / annulation de facture

Plusieurs cas peuvent vous amener à supprimer une facture mais supprimer une facture revient à faire un trou dans votre numérotation. C'est donc interdit !!

Il n'est pas possible de supprimer une facture déjà éditée même si la transaction est annulée (l'achat est retourné par votre client, remboursement ou facture impayée).

De même, vous faîtes une erreur dans votre facture (ex : dans le montant ou autre) et vous vous en rendez compte alors que la facture est déjà éditée et validée, vous ne pouvez pas simplement effacer l'erreur et refaire une facture avec le même numéro ! Cela serait trop facile 😅

Dans tous ces cas, vous devez émettre une facture d'avoir qui annulera la facture « à supprimer » et refaire une nouvelle facture si nécessaire.

☝️Bon à savoir : vous devez également numéroter vos factures d'avoir en respectant les caractères continus et ininterrompus, chronologiques et uniques de la facturation. Vous pouvez les numéroter de la même façon qu'une facture normale en l'intégrant dans la série numérique des factures normales ou en lui donnant une série de numérotation différente, notamment en modifiant le préfixe pour les distinguer (ex : AV-001)

Changer le système de numérotation des factures

Chaque nouvelle année, la question revient : « Devons-nous recommencer la numérotation à 0 ? » C'est possible MAIS cela dépend du type de numérotation que vous utilisez :

· Si vous avez opté pour une numérotation simple, c'est NON ❌ On ne recommence surtout pas à 0.

· Si c'est vous avez opté pour une numérotation temporelle avec l'année, c'est possible si vous le souhaitez, idem si vous avez choisi le système préfixe + numérotation temporelle.

Et si nous ne changeons pas d'année mais que nous souhaitons repartir sur un nouveau système de facturation plus cohérent ou prendre/changer de logiciel de facturation, est-ce possible ?

OUI ✅ Le tout est de pouvoir justifier ce changement de système.

☝️Bon à savoir : L'idéal, quand cela est possible, est d'effectuer ce genre de modificationen début de nouvel exercice ou en début d'annéepour que votre suivi ne se mélange pas entre les anciennes factures et les nouvelles. Cependant, lorsque ce n'est pas possible, vous êtes autorisés à faire ce changement en cours d'exercice. Dans tous les cas, il est impératif de respecter les règles de numérotation et de documenter précisément ce changement afin de prouver qu'il n'y a aucun saut dans la séquence des numéros de facturation. Une fois opté pour un nouveau système de numérotation, vous devez l'appliquer à toutes les nouvelles factures.

Les différents types de factures et leur numérotation

Vous devez numéroter tous les types de factures : les factures classiques, les factures d'avoir, les factures d'acompte et même vos devis.

Un seul cas spécifique : les factures proforma.

Concernant la facture d'avoir, je vous l'ai expliquée dans le paragraphe Cas particulier : erreur/annulation de facture.
Les factures d'acompte : elles doivent respecter les mêmes règles que les factures normales et la numérotation s'intègre directement dans la série numérique des factures normales.
☝️le cas particulier de la facture proforma : elle constitue l'exception à la règle puisque vous n'êtes pas dans l'obligation de la numéroter. La seule obligation pour cette facture est de bien indiquer la mention « facture proforma » sur le document. En revanche, je vous conseille de la numéroter pour des questions d'organisation administrative et si cette facture est finalisée, elle possédera une valeur comptable et légale qui impliquera l'obligation de la numéroter.

💡 Mon conseil

Pour éviter tout risque d'erreur de numérotation de facture, je vous conseille d'utiliser un logiciel de facturation. Il existe des logiciels de facturation en ligne conforme à la loi anti-fraude, alors simplifiez-vous la vie et oubliez la facture manuelle dès à présent !

Conclusion

En conclusion, la numérotation des factures est avant tout une obligation puisqu'elle fait partie des mentions obligatoires en facturation. Ce moyen permet de limiter les risques de fraude mais vous aide également à vous organiser administrativement. Etant donné que vous devez conserver vos factures pendant 10 ans, une bonne numérotation vous permet de mieux vous y retrouver ! C'est donc un élément incontournable de la gestion d'une entreprise, en particulier pour les TPE qui doivent veiller à leur conformité légale. Pour optimiser votre gestion adoptez de bonnes pratiques dès aujourd'hui.

N'hésitez pas à me contacter pour discuter de vos besoins spécifiques et découvrir comment mes services peuvent vous aider à simplifier votre quotidien d'entrepreneur.

À très bientôt pour le prochain article !

Delphine de Secrétaire Assistance