Création d’entreprise : Anticiper la gestion du quotidien

Les principes clés d'une bonne gestion au quotidien

• Identifier les tâches récurrentes, les lister en précisant les échéances s'il y a lieu. Par exemple, déclaration de chiffre d'affaires (mensuelle ou trimestrielle), déclaration de TVA, tenue des tableaux de bord financiers, mise à jour du fichier clients, traitement des messages (email, courrier, messagerie des réseaux sociaux), facturation…. Selon les tâches, vous devez les planifier de façon quotidienne (traitement des messages), hebdomadaire (prospection, fichier clients) ou mensuelle (obligations administratives et fiscales). Vous pouvez dédier à ces tâches des blocs de temps dans votre planning (tous les matins, je prends 30 minutes pour traiter mes mails) ou une journée complète (le lundi je fais tout mon administratif).

• Identifier les tâches prioritaires. Celles, notamment, qui ont une échéance à respecter ainsi que les tâches difficiles à réaliser qui demandent du temps et de la concentration. Ces tâches peuvent être découpées en sous-tâches afin d'optimiser leur réalisation dans les délais impartis.

• Minimiser les distractions et les pertes de temps. Quand vous travaillez sur une tâche spécifique, coupez les notifications (emails, réseaux sociaux), déterminez le temps nécessaire pour effectuer cette tâche et ne vous laissez pas distraire par d'autres petites tâches. Apprenez à dire non si on vous sollicite pendant cette tâche pour une demande non urgente et non impérative à ce moment précis.

• Enregistrer les informations. Tout au long de la journée, on reçoit diverses informations (emails, appels, courriers, demandes d'autre personne, tâches à faire, idées, articles sur internet, newsletter…). Mettre en place un point de collecte physique pour les courriers à traiter et un point de collecte numérique pour le reste vous permettra de venir traiter ces informations au moment voulu et sans en oublier. Traiter les informations reçues et les notes prises doit se faire régulièrement, stocker pour stocker ne fait qu'encombrer votre espace de travail physique et virtuel.

• Écouter son rythme. Il ne suffit pas seulement d'avoir une todo list, un agenda et d'établir ses priorités pour bien gérer son quotidien. Il faut de saines habitudes de vie (sommeil, alimentation, activités physiques) pour maximiser votre organisation et votre productivité. Ne pas prendre de pause, sauter des repas, ne pas écouter son rythme nuira à un moment donné à la bonne gestion de votre entreprise. Si le matin, vous avez du mal à vous mettre en route, privilégiez des tâches qui ne demandent pas une forte concentration. Adaptez votre planning en fonction de votre énergie.

Comment vous perdez du temps dans votre quotidien

En appliquant les principes ci-dessus, vous mettez en place votre gestion du temps. Mais cette dernière ne sera pas forcément productive si vous ne chassez pas les pertes de temps dans votre quotidien. Voici les principales :

• La procrastination : c'est remettre à plus tard ce qu'on devrait faire aujourd'hui. On procrastine tous de temps en temps et ce n'est pas un problème. Cela le devient quand la procrastination est chronique. Le résultat est que tout prend plus de temps que prévu, le stress augmente pour finaliser un dossier à la dernière minute et parfois même on rate des échéances. Il faut faire ce qui doit être fait que ça nous tente ou non.

⚠️ Attention : la procrastination peut cacher une peur (peur de l'échec ou du succès d'ailleurs, peur de se lancer…) ou un manque d'intérêt pour un projet que vous avez accepté. Apprenez à dire non si vous ne vous sentez pas en accord avec ce projet.

• Les interruptions pro/perso : appels téléphonique, réunion imprévue, email, notification, scroller sur les réseaux sociaux, naviguer sur internet d'un site à l'autre alors que nous avons trouvé l'information recherchée.…Les interruptions et les distractions perturbent le flux de travail et déconcentrent notre cerveau sur la tâche à accomplir.

⚠️ Attention : Ces distractions peuvent être d'autant plus importantes lorsqu'on travaille de chez soi. Ce n'est pas parce qu'on entend le lave-linge qui vient de finir son cycle qu'on se précipite à étendre son linge alors qu'on travaille sur un dossier important 😉.

• Le manque de priorisation : la difficulté de définir des priorités claires au quotidien déclenche souvent la surcharge de travail. Quand on ne sait pas définir ses priorités, tout semble devenir urgent et important. Quand on prend un peu de recul et qu'on analyse les tâches à accomplir, on se rend compte que toutes n'ont pas le même niveau d'importance et d'urgence. Être productif ne veut pas dire être capable de tout faire, mais de faire ce qui est seulement le plus prioritaire. Tout ne doit pas être fait en même temps ! Une chose à la fois.
• Le manque de planification : vous avez établi vos priorités de la semaine, de la journée. Maintenant il faut les planifier pour utiliser votre temps efficacement, sinon tout ce travail préalable n'aura servi à rien.
• La surcharge de travail : elle est généralement la conséquence de la procrastination, du manque de priorisation et de planification. Sans stratégie claire dans votre gestion au quotidien, vous vous sentez dépassé, stressé et vous risquez de négliger des tâches à échéance. Le manque de délégation peut aussi entraîner une surcharge de travail inutile, vouloir tout faire soi-même n'est pas forcément rentable au final. Investir en externalisant certaines tâches ou investir dans des outils d'automatisation peut apporter un réel retour sur investissement.
• Le perfectionnisme : vouloir que tout soit parfait vous fait perdre du temps. Évidemment, vous devez rester professionnel mais sur certaines tâches « vaut mieux fait que parfait ». Ne perdez pas de temps sur des tâches simples et faites-vous confiance.

☝️Bon à savoir : Chaque fois que vous passez d'une tâche à une autre, vous ne faites pas que changer d'activité, vous réinitialisez l'attention et la concentration de votre cerveau. Selon une étude publiée par l'Association for Computing Machinery, environ 82% des tâches interrompues sont reprises le même jour. Il faut en moyenne 23 minutes et 15 secondes pour retrouver sa concentration après une interruption involontaire (chaque coup d'œil sur Instagram, chaque tâche non essentielle, chaque email ou chaque conversation). Ce délai inclut le temps nécessaire pour revenir à la tâche initiale et le temps mental nécessaire pour se recentrer pleinement.

Perdre du temps à cause des interruptions ne doit pas vous faire oublier l'importance des pauses intentionnelles. Il est donc crucial de distinguer les interruptions involontaires des pauses bien méritées. 

• Planifier à l'avance et définir des objectifs clairs. Pour planifier et prioriser vos tâches, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
• Si je ne devais faire qu'une seule tâche aujourd'hui, ce serait laquelle ?
• Qu'est-ce qui va me faire le plus progresser dans mon projet/activité aujourd'hui ?
• Qu'est-ce qui est le plus urgent à rendre aujourd'hui ?

Chaque entrepreneur a des activités stratégiques qui constituent son cœur de métier. Ce sont les activités productrices de revenus, les tâches pour lesquelles vous êtes qualifié et indispensable. Et idéalement, votre objectif pour optimiser votre temps est de consacrer un maximum de temps à ces tâches essentielles.

• Diviser les tâches importantes et les projets en étapes. Diviser les tâches en partie plus petites réduit la charge mentale associée à un grand projet. D'un point de vue psychologique, notre cerveau est mieux équipé pour gérer les informations et les actions de petites tailles.De plus, la satisfaction que procure la réalisation d'une tâche vous permet de garder votre motivation pour la suite de vos priorités.

• Définir un planning idéal. En créant votre planning quotidien et hebdomadaire avec des blocs de temps spécifiques pour chaque activité, vous vous concentrez sur une seule tâche à la fois. Cela maximise votre efficacité, réduit les distractions et les pertes de temps. Un planning idéal ne signifie pas un planning figé, selon les priorités, vous aurez besoin, parfois, de l'adapter au jour le jour.

• Ne pas surcharger son planning. On voit souvent trop grand et on surestime notre capacité réelle à accomplir des tâches avec le temps qui est à notre disposition. Identifiez vos 3 priorités du jour, pas plus et laissez du temps disponible pour les urgences et les imprévus.

• Prévoir des temps de pause. Une pause déjeuner et des micro-pauses de 10 minutes dans la journée vont vous permettre de garder votre énergie et de passer d'une tâche importante à l'autre avec la meilleure concentration possible. La gestion de votre énergie est aussi importante que la gestion de votre temps.

• Mettre en place des routines pour débuter et clore votre journée. Débutez votre journée pour reprendre connaissance de vos priorités, faites les ajustements nécessaires suite aux tâches effectuées ou non la veille, et celles qui sont venues s'ajouter. Terminez votre journée en faisant un point sur votre todo list et rangez votre espace de travail pour repartir du bon pied et de bonne humeur le lendemain matin.

⚠️ Attention : Maîtriser son temps et planifier ses tâches ne doivent pas devenir source de stress et de non-flexibilité.

Méthodes et outils de gestion du temps : quelques exemples

☝️Méthodes:

• La méthode Pomodoro : cette technique consiste à diviser le temps de travail en sessions de travail spécifiques de 25 minutes séparées par des pauses courtes de 5 minutes. Après 4 sessions, il est recommandé de prendre une pause plus longue, variant entre 15 et 30 minutes. Ces pauses plus étendues permettent une récupération mentale plus profonde, essentielle pour maintenir un rythme de travail soutenu sans épuisement.

• La règle des 2 minutes : Traiter immédiatement les tâches réalisables en moins de 2 minutes, cela évitera l'accumulation de petites tâches. Ne les laissez pas traîner dans votre esprit, ne les ajoutez pas dans votre liste des choses à faire.

• La méthode time-blocking : La stratégie des blocs de temps, ou en anglais le « time-blocking », est une technique qui consiste à diviser sa journée en blocs de temps, et à dédier chacun de ses blocs à l'accomplissement d'une ou plusieurs tâches spécifiques. Par exemple : bloquer une séance de 2 heures dans votre planning/agenda pour travailler sur votre proposition commerciale ou 3 heures pour terminer la tenue de vos tableaux de bord comptable.

⚠️ Attention : n'oubliez pas de prévoir des "blocs tampon" de 1h par exemple pendant lesquels vous ne planifiez rien. Ces blocs vous permettent de compenser le retard éventuel que vous aurez pris dans la journée ou un imprévu urgent.

• La matrice d'Eisenhower est un outil de gestion des tâches qui repose sur deux critères de hiérarchisation : l'urgence et l'importance. Grâce à cet outil, vous pourrez facilement classer les tâches en quatre catégories : les tâches prioritaires, à planifier, à déléguer et à abandonner

• Gestion du temps : Clockify et Toggl (rapports détaillés sur la gestion du temps), Forest (possède un mode sans distraction qui permet de bloquer les notifications), Pomodoro Timer.
• Gestion de projet : Trello, Notion qui ont des versions gratuites déjà assez complète. Les applications de gestion de projet vous permettent d'organiser les tâches à effectuer et suivre leur progression. Bien évidemment elles ont bien d'autres fonctionnalités.
• Gestion des tâches et des informations : Evernote est une application conçue pour collecter et organiser de l'information qu'il s'agisse de texte, d'image, de document, de vidéo, d'audio, de page web. Voilà un point de collecte numérique qui permet de vider votre cerveau et de dire adieu aux multiples post-it, carnets de note, documents enregistrés n'importe où sur votre ordinateur ou smartphone.

Quelles sont les conséquences d'une mauvaise gestion du temps ?

• Baisse de productivité. Vous prenez du retard dans vos projets, vous utilisez mal les ressources à votre disposition et la qualité de votre travail et votre motivation diminuent.

• Augmentation du stress. En l'absence de plan clair sur les tâches à effectuer, vous vous sentez constamment dépassé et votre stress augmente.

• Déséquilibre vie pro/vie perso. Cette mauvaise gestion du temps entraîne également un déséquilibre entre vie professionnelle et votre vie personnelle, d'autant plus si vous travaillez de chez vous. Cela peut engendrer des tensions dans vos relations familiales et professionnelles si vous ne respectez pas les deadlines de vos clients.

Conclusion

Planifier et organiser ses activités en optimisant son emploi du temps, c'est atteindre ses objectifs plus rapidement et gagner en sérénité. Estimer le temps nécessaire à chaque tâche ne se fera pas en un jour donc évaluez et ajustez votre gestion du quotidien en fonction de l'évolution de votre activité.

N'ayez pas peur de déléguer des tâches à vos collaborateurs ou en externalisant. En tant que secrétaire indépendante, je peux vous faciliter votre gestion administrative, financière et commerciale.

À très bientôt pour les prochains articles qui seront consacrés au mois d'octobre à la facturation (mentions légales, gestion et suivi des factures). Si vous avez des questions, dès à présent, sur ce thème, vous pouvez me contacter, je me ferai un plaisir de vous répondre.

Delphine de Secrétaire Assistance

Je vous souhaite une belle rentrée.

Sur le blog :

- Les étapes clés pour réussir votre création d'entreprise

- Bien choisir son activité

- Choisir son statut juridique

- Les aides à la création d'entreprise

- Choisir un nom d'entreprise

- Faire une étude de marché et un business plan

- S'inscrire et obtenir un numéro de SIRET

- Les démarches obligatoires

- La gestion administrative obligatoire

- Comment Promouvoir Votre Entreprise - Stratégies Essentielles pour Attirer et Fidéliser des Clients

Retrouvez également sur mon site, les actualités de Secrétaire Assistance qui vous délivrent des bons plans et des conseils !

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