Création d’entreprise : Les démarches obligatoires

31/05/2024

[temps de lecture : 6 mn]

Lorsqu'on se lance dans l'entrepreneuriat, les démarches administratives peuvent sembler complexes et décourageantes. Voici un article pratique pour vous éclairer sur trois aspects essentiels : le compte bancaire, les assurances obligatoires et le médiateur de la consommation si vos clients sont des particuliers

Ouverture d'un Compte Bancaire : Une Obligation à Comprendre

Que ce soit un compte bancaire professionnel ou non, voyons les obligations, les avantages et les inconvénients du compte pro ou perso. Dans tous les cas, il est préférable d'avoir un compte bancaire dédié à votre activité, même s'il n'est pas obligatoire sous certaines conditions.

En tant que micro-entrepreneur, ce qui est obligatoire, c'est d'avoir un compte bancaire. Votre compte personnel suffit : pas d'obligation d'avoir un compte dédié à votre activité à la création, pas d'obligation d'avoir un compte professionnel car il n'y a pas de dépôt de capital social à réaliser. Pour tous les autres statuts, vous devez donc ouvrir un compte professionnel !

⚠️ Attention : En revanche, si au cours de votre activité votre chiffre d'affaires annuel dépasse 10 000 € durant 2 années consécutives, vous aurez l'obligation de créer un compte dédié à votre activité professionnelle. Il suffit de disposer d'un compte personnel pour séparer les opérations professionnelles des transactions personnelles.

MAIS l'ouverture d'un compte professionnel présente toutefois des avantages non négligeables :

Premièrement, la banque peut vous refuser l'ouverture d'un compte personnel ou fermer le votre, car vous ne respectez pas les conditions générales. Très souvent, il est bien stipulé qu'un compte personnel ne peut pas servir pour des transactions commerciales.
Un compte professionnel peut vous donner accès à certains droits et avantages exclusivement réservés aux professionnels, notamment un accompagnement personnalisé dans la gestion de votre compte professionnel.
En micro-entreprise, vous bénéficiez d'une comptabilité simplifiée : vous devez seulement tenir à jour un registre de recettes et de dépenses. Vous devez payer de l'impôt sur le revenu et des cotisations sociales à l'Urssaf sur les recettes que vous percevez. Un compte professionnel vous permet de remplir plus facilement l'ensemble de ces obligations. En un coup d'œil, vous retrouvez les informations relatives à votre CA encaissé et aux opérations réalisées, afin notamment de faire vos déclarations fiscales et sociales.
De plus, en cas de contrôle fiscal ou social, un compte séparé permet de respecter les exigences de la loi Pacte et d'éviter toute confusion entre vos dépenses personnelles et professionnelles. Car, oui, vous n'êtes pas à l'abri d'un contrôle !
Enfin, pour le paiement de la Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) ou de la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA), il faut un compte professionnel si vous optez pour le prélèvement. Les impôts vont demander à votre banque de prélever ce que vous devez avec une autorisation professionnelle (SEPA B2B). Cela peut souvent bloquer avec un compte particulier.

Pour ouvrir un compte professionnel, différentes options s'offrent à vous : banques classiques (certaines banques proposent un compte spécial auto-entrepreneur à moindre coût), banques en ligne, néo-banques.

Pour vous décider entre les différentes banques, voici quelques critères dont vous pouvez tenir compte :

Le besoin/envie de proximité avec un conseiller dédié
La digitalisation des échanges avec la banque
La qualité et les horaires du service client
Les avis laissés par d'autres clients sur le professionnalisme des conseillers, la réactivité pour traiter les demandes, la transparence tarifaire (attention aux banques en ligne et néo-banques et leurs conditions)…
L'ergonomie de votre espace professionnel en ligne
La possibilité de négocier les frais
Les conseils proposés pour la gestion de vos comptes et de vos placements- Le besoin actuel ou futur de négocier un crédit bancaire
La possibilité d'accéder à des services annexes (assurance de responsabilité civile professionnelle, assurance des moyens de paiement, protection juridique) …

☝️Bon à savoir : les néo-banques fonctionnent uniquement en ligne ou via une application sur smartphone, elles proposent essentiellement des services de paiement. Vous ne pourrez généralement pas souscrire de crédit professionnel auprès d'elle

Les Assurances obligatoires : Protégez votre Activité

En tant qu'entrepreneur et professionnel, vous êtes légalement responsable de vos actes professionnels (contrairement aux salariés) et devez souscrire à certaines assurances, parfois obligatoires selon votre secteur d'activité.

Les assurances peuvent être imposées par la loi, par exemple, les professionnels du bâtiment doivent souscrire une garantie décennale, tandis que les chauffeurs de taxi ou VTC doivent avoir une assurance spécifique pour les véhicules.

Ou imposées par les textes qui régissent l'activité (ex: agent de voyage, administrateurs de biens…), ou encore si vous exercez une activité réglementée (ex: les métiers de l'artisanat, certaines professions libérales, les professionnels de santé).

⚠️ Attention: Il est donc important de vous renseigner sur la réglementation applicable à votre activité.

Même si votre activité n'impose pas d'assurance obligatoire, il est fortement recommandé de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro). Cette assurance protège contre les dommages causés à des tiers dans le cadre de votre activité.

En fonction de votre activité, d'autres assurances peuvent également être nécessaires. Si vous louez un local, une assurance pour protéger ce lieu et son contenu est également essentielle. Enfin, une assurance multirisque professionnelle peut offrir une couverture complète, incluant la RC Pro, et protéger contre divers risques, tels que les sinistres touchant vos biens ou les litiges avec vos clients.

La RC Pro couvre principalement les dommages causés à des tiers (salariés, partenaires, clients, fournisseurs, mais aussi visiteurs) lors de l'exercice de l'activité. Ces dommages peuvent survenir lors de l'exercice du métier, mais aussi une fois que la prestation est terminée. Ils peuvent être causés par l'entrepreneur lui-même, mais également par les collaborateurs à l'encontre des véhicules, des équipements utilisés et même des locaux de l'entreprise.

L'assurance multirisque est une protection polyvalente pour les entrepreneurs. Elle propose une couverture adaptée à l'ensemble des risques inhérents à l'activité. Son principal avantage réside dans sa flexibilité. En fonction de votre profession, il est possible d'ajuster les garanties offertes.
Selon les contrats et les prix, une multirisque peut comprendre une prévention en cas de vol d'équipements de travail. En effet, le coût de remplacement des outils professionnels est élevé. Avec une multirisque, vous pouvez bénéficier d'un dédommagement.

Elle propose également une assurance contre les imprévus comme une garantie de perte d'exploitation ou une protection juridique en cas de litige avec un client.

Souscrire à une assurance est une décision préventive garantissant la stabilité de l'entreprise face à divers aléas. La souscription à une multirisque, en complément de la RC Pro permet de bénéficier d'un éventail de garanties personnalisées. Ces deux protections sont particulièrement utiles si l'entreprise possède un local, des véhicules utilisés pour l'activité, du matériel, du stock de marchandises, des interactions physiques avec les clients (et obligatoires quand vous participez à des événements : salons, ateliers...)

Médiateur de la Consommation : Facilitez la Résolution des Litiges si vos clients sont des particuliers

⚠️ Attention: Depuis le 1er janvier 2016, vous devez, en tant que professionnel, permettre à tout consommateur l'accès à un dispositif de médiation de la consommation en vue de la résolution amiable de tout éventuel litige.

Cette obligation résulte de l'article L.612-1 du code de la consommation. Pour y répondre, vous devez choisir un médiateur parmi ceux inscrits sur la liste des médiateurs prévue à l'article L.615-1 du code de la consommation et adhérer à son dispositif de médiation de la consommation.

Le recours à un médiateur est une obligation légale, quel que soit le secteur d'activité (ventes de biens ou de services) ou le canal de vente (physique ou en ligne) dès que vos clients sont des particuliers. En cas de litige, ce dispositif offre une solution rapide et moins onéreuse qu'un procès.

Pour information, notez que la médiation de la consommation s'applique aux litiges survenus sur l'ensemble du territoire national mais aussi en Europe. Vous êtes donc concerné si vous vendez des biens en Union européenne (notamment via un site de e-commerce).

⚠️ Attention: Si vous n'avez pas adhéré à un service de médiation de la consommation, vous vous exposez à une amende de 3 000 € pour une personne physique (entrepreneur individuel dont micro-entrepreneur) et 15 000 euros pour une personne morale.

Votre client doit avoir été averti d'une quelconque façon de la possibilité de faire appel au médiateur de la consommation et connaître le moyen de le saisir.

Une fois le médiateur de la consommation sélectionné, vous devez l'indiquer :

dans vos conditions générales de vente (CGV) ou d'utilisation (CGU),
sur vos devis et factures adressés à des particuliers,
dans votre magasin ou local,
dans l'e-mail de réponse à la réclamation de votre client.

Le plus souvent, le médiateur choisi vous fournira un texte clé en main à ajouter sur vos documents.

☝️Bon à savoir : Les litiges entre professionnels (c'est-à-dire si votre client est une entreprise), ne peuvent pas être résolus par un médiateur de consommation.

RAPPEL: URSSAF / SERVICE DES IMPÔTS DES ENTREPRISES (SIE)

N'oubliez pas une fois votre entreprise immatriculée (et après avoir reçu votre notification par courrier pour les micro-entrepreneurs), vous devez aller créer votre compte sur le portail de l'Urssaf.

Pour les micro-entrepreneur c'est sur le site de l'Urssaf dédié aux auto-entrepreneurs afin de déclarer tous les mois ou trimestres (selon l'option choisie) votre Chiffres d'Affaires pour le paiement de vos cotisations sociales. Si vous avez opté pour le versement libératoire de l'impôt sur le revenu, il sera également calculé ici mais cela ne remplace pour votre déclaration annuelle de l'IR.

Pour les autres entrepreneurs (individuel ou en société), le plus souvent l'ouverture d'un compte Urssaf peut être réalisé par votre cabinet comptable qui gérera vos déclarations.

Vous allez également recevoir un courrier des impôts pour créer votre espace professionnel sur leur site et remplir un questionnaire relatif à votre activité professionnelle qui permettra le calcul de la CFE. Vous avez 30 jours à réception de ce courrier pour retourner le formulaire complété.

Pour les formalités d'immatriculation de votre entreprise, je vous invite à lire ou relire mon article précédent : S'incrire et obtenir un numéro de SIRET

Conclusion

Se lancer dans l'entrepreneuriat s'accompagne de nombreuses obligations administratives. En tant que secrétaire indépendante, je suis là pour vous aider à naviguer parmi ces obligations avec sérénité. L'ouverture d'un compte bancaire dédié, la souscription aux assurances nécessaires et l'adhésion à un service de médiation de la consommation sont des étapes essentielles pour assurer la pérennité et la conformité de votre activité. En vous entourant des bons conseils et en prenant les mesures adéquates, vous pourrez vous concentrer pleinement sur le développement de votre entreprise en toute tranquillité.

N'hésitez pas à me poser vos questions, partager vos expériences ou à me demander de l'aide si vous en avez besoin. Je peux vous accompagner dans vos démarches de création d'entreprise.

À très bientôt pour le prochain article : La gestion administrative obligatoire

Delphine de Secrétaire Assistance