Création d’entreprise : La gestion administrative obligatoire

28/06/2024

[temps de lecture : 8 mn]

Si vous me lisez depuis quelques mois déjà, vous savez désormais que se lancer dans l'entrepreneuriat est une aventure passionnante qui implique également de gérer divers aspects administratifs. En tant que secrétaire indépendante, je suis là pour vous aider à naviguer dans ces eaux parfois troubles pour assurer la conformité et la pérennité de votre activité. Ce mois-ci, je vous donne un aperçu des principales obligations administratives pour un jeune entrepreneur : conformité des factures/devis, obligations comptables, CGV, RGPD, contrat, embauche d'un salarié.

Établir des factures (et devis) conformes

La facture est un document comptable, permet de demander le paiement d'une prestation de service ou de vente de marchandise à votre client. Une facture est une preuve de vos opérations commerciales et revêt donc une valeur juridique importante.

Les factures, comme les devis, sont des documents essentiels pour toute activité. Ils doivent contenir certaines mentions obligatoires pour être valides :

Identité complète de votre entreprise : dont numéro de SIRET, et, si applicable, numéro de TVA intracommunautaire. Si vous êtes en micro-entreprise, n'oubliez pas la mention EI avant ou après vos prénom et nom, en plus d'un nom commercial si vous en avez un.
Identité du client : Si c'est un professionnel, les mêmes informations que pour votre entreprise.
Description des produits ou services : nature, quantité, et prix unitaire. Si vous êtes concernés par la TVA, prix unitaire HT, taux de TVA applicable, le montant total par ligne et le total HT et TTC. Si vous ne facturez pas la TVA, il ne faut pas écrire votre montant total TTC ni « net à payer » Mais « montant total à payer ».
Remise ou un rabais, s'il y en a.
Conditions de paiement : modalités et délais de paiement, pénalités de retard.
Mentions légales : numéro de devis ou facture, date d'émission, date de livraison ou d'exécution.
Mentions particulières : votre assurance professionnelle obligatoire, notamment si vous exercez dans le BTP ou une activité libérale réglementée. La mention «TVA non applicable article XXX» lorsque tu es exonéré(e) de TVA. Cette exonération n'est pas la même en fonction des secteurs d'activité, donc attention à utiliser le bon article. Certaines peuvent bénéficier d'une exonération de TVA propre à l'activité, et non à l'entreprise et au statut fiscal de l'entreprise (micro-entreprise), la désignation du médiateur de la consommation si vous êtes concerné.

☝️Bon à savoir : À partir du moment où vous émettez une facture, il faut la conserver 10 ans.

☝️N'oubliez pas : La facturation électronique, déjà obligatoire à destination des entités publiques, s'étend progressivement aux professionnels. Elle sera progressivement mise en place à partir du 1er septembre 2026.

Pour plus d'infos sur la facture : Les mentions légales sur les factures

Obligations comptables

Les entreprises ont l'obligation de tenir une comptabilité, qui est plus ou moins contraignante en fonction de leur régime fiscal. Elles peuvent la tenir elles-mêmes ou la confier à un expert-comptable.
L'intervention d'un commissaire aux comptes est, quant à elle, obligatoire dans les sociétés qui dépassent certains seuils.

Pour les micro-entrepreneurs

Les micro-entrepreneurs bénéficient d'une comptabilité simplifiée. Ils doivent tenir un livre des recettes et, si applicable, un registre des achats. Le registre des achats est obligatoire lorsque l'activité consiste à vendre des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d'hébergement. Pour les autres activités, il est facultatif.

La gestion des factures est également cruciale, je vous conseille donc de tenir des tableaux de bord pour suivre votre trésorerie et notamment le règlement de vos factures. En effet, dans le livre des recettes, vous n'indiquez que les factures qui ont été payées.

Cette comptabilité est simplifiée car je vous rappelle que le résultat fiscal est déterminé de façon forfaitaire sans prise en compte de vos charges réelles. Vous ne pouvez pas déduire vos charges avec ce statut fiscal !!

Pour les entrepreneurs soumis à une vraie comptabilité

Les entreprises soumises à une comptabilité plus rigoureuse doivent tenir des journaux comptables, un grand livre et établir des comptes annuels (bilan, compte de résultats, annexe). La complexité de cette comptabilité nécessite souvent l'intervention d'un expert-comptable.

L'entreprise peut naturellement tenir elle-même sa comptabilité. Mais si elle décide de la confier à un professionnel, elle doit obligatoirement s'adresser à un expert-comptable inscrit à l'Ordre des experts-comptables. En effet, seul un membre de cet ordre peut effectuer des travaux de tenue, vérification, appréciation, surveillance ou redressement des comptes des entreprises ou organismes (associations et fondations).

⚠️ Attention : Le recours à un professionnel non inscrit n'est possible que s'il s'agit de travaux de saisie informatique sans codification.

Il convient de souligner que l'expert-comptable est le seul professionnel habilité à attester les comptes des entreprises. Un comptable ne suffira donc pas pour vos obligations comptables annuelles.

Concernant le commissaire aux comptes (CAC), sa désignation peut être obligatoire ou facultative en fonction de la forme juridique de l'entreprise et de certains seuils définis par la loi Pacte du 22 mai 2019 (article 20) et le décret n° 2019-514 du 24 mai 2019. Cette obligation dépend du total du bilan, du chiffre d'affaires hors taxes et du nombre de salariés au cours de l'exercice entre autres.

Le CAC vérifie la sincérité et la régularité des états financiers des entreprises ou des associations. Il s'assure que le patrimoine et la situation financière de l'entité sont fidèles à la réalité.

☝️Bon à savoir : toute entreprise, société ou association peut nommer un CAC même si elle n'en a pas l'obligation légale. La procédure de nomination, rigoureusement réglementée, garantit l'intégrité et la compétence des CAC.

⚠️ Attention : Une SAS/SASU est obligée de nommer un Commissaire aux Comptes lorsqu'elle est contrôlée tout ou en partie par une personne morale ou lorsqu'elle contrôle elle-même une autre société.

Conditions Générales de Vente (CGV)

Les conditions générales de vente (CGV) vous permettent d'informer votre client sur vos conditions de vente d'un produit ou d'une prestation de services.

Lorsque votre client est un particulier, vous devez obligatoirement lui transmettre vos CGV et avant la signature d'un contrat (de vente ou de prestations de service).

En revanche, si votre client est un professionnel, leur communication n'est obligatoire que lorsque votre client les demande. Cependant, je vous recommande fortement d'en avoir, car vous êtes susceptible de devoir les fournir.

Les CGV constituent un socle de négociation entre vous et votre client. Vous pouvez convenir de conditions particulières de vente mais elles ne font pas partie des CGV soumises à l'obligation d'information pour tous les acheteurs.

Les mentions obligatoires sont différentes selon qu'il s'agit d'une vente de biens ou d'une prestation de services. De plus, les mentions obligatoires diffèrent également si la vente de biens ou la prestation de services se font à distance ou non.

Vous êtes ensuite libre d'ajouter d'autres informationsqui ne sont pas obligatoires, telle qu'une clause de confidentialité par exemple.

Les CGV doivent être indiquées par tout moyen sur un support durable : support physique (document papier) ou numérique (sur un site internet). Elles peuvent être annexées aux devis, bons de commande et factures par exemple. Elles peuvent également être apposées sur les lieux de vente.

⚠️ Attention : Il ne faut pas confondre les CGV avec les conditions générales d'utilisations (CGU). Les CGU servent à donner les règles d'utilisation d'un service (par exemple, un site internet)

☝️Bon à savoir : Lorsque les conditions générales de vente ne sont pas communiquées malgré la demande du client ou que certaines informations obligatoires sont manquantes, vous vous exposez à une amende.

Protection des données (RGPD)

Le règlement général de protection des données (RGPD) est un texte réglementaire européen qui encadre le traitement des données de manière égalitaire sur tout le territoire de l'Union européenne (UE). Il est entré en application le 25 mai 2018.

Le RGPD impose des obligations strictes pour la collecte, le traitement et la conservation des données personnelles, et ce quel que soit votre secteur d'activité et la taille de votre entreprise.

Les entreprises doivent :

Informer les clients sur la collecte et l'usage de leurs données.
Obtenir le consentement explicite pour le traitement des données sensibles.
Assurer la sécurité et la confidentialité des données.

Le RGPD concerne aussi les fichiers papier et pas seulement les traitements automatisés de données concernant des personnes physiques.

☝️Bon à savoir : Dès lors que vos fichiers contiennent des informations personnelles, vous devez créer un fichier qui les recense : c'est le registre des activités de traitement. Ce registre doit se présenter sous forme écrite, peu importe le format (papier ou numérique). Il pourra vous être demandé par la CNIL.

Exemple d'opérations portant sur des données personnelles :

Tenue d'un fichier de ses clients
Collecte de coordonnées de prospects via un questionnaire
Mise à jour d'un fichier de fournisseurs.

Établissement de contrats de prestations

Le contrat de prestation de services est un contrat par lequel un professionnel s'engage à réaliser un service pour le compte d'un client contre rémunération. Il permet de vous protéger en cas de litiges avec l'un de vos clients. Il est donc nécessaire de connaître les clauses à insérer et les mentions obligatoires à ne pas oublier :

La description détaillée de la prestation qui est l'objet du contrat
Les conditions financières : prix, modalités de paiement.
Les obligations et responsabilités de chaque partie.
Les conditions de résiliation du contrat.
Date et modalité de réalisation de la prestation
Identités détaillées des parties
Sanctions en cas de non-exécution

Il peut y avoir également des clauses spécifiques

Clause de confidentialité
Obligation de moyen ou de résultat
Transfert de propriété

Par ailleurs, si aucun contrat n'est signé, sachez que les professionnels ont développé la pratique des devis. Ce devis permet donc au client d'avoir une idée précise de la prestation qui va être réalisée et, en cas d'acceptation de sa part, de matérialiser effectivement son accord à la réalisation des prestations prévues.

⚠️ Attention : L'établissement d'un devis n'a pas les mêmes conséquences pour le professionnel et pour le client :

Il engage définitivement le professionnel sur le prix et les modalités d'exécution de sa prestation (c'est pourquoi il peut être opportun de limiter la durée de validité de ses devis) ;
Le client n'est engagé qu'à partir du moment où il exprime la volonté de confier au professionnel l'exécution de la prestation.

☝️Bon à savoir : La production d'un devis est, par principe, facultative. Mais, elle est obligatoire dans certains cas.

Ex : toute prestation auprès d'un consommateur d'un montant minimum de 1 500 € doit obligatoirement être conclue au préalable par un accord écrit. À défaut d'un tel écrit, le paiement de la prestation ne serait pas dû. Certains secteurs professionnels doivent impérativement établir un devis : c'est le cas des déménageurs.

Obligations de base quand on embauche un salarié

L'embauche d'un salarié implique plusieurs démarches administratives :

DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche) : à réaliser avant la prise de fonction du salarié. La DPAE permet le déclenchement de droits pour le salarié (assurance maladie, assurance chômage, santé au travail…). ⚠️ Attention : En cas de non-déclaration du salarié, vous vous exposez à une pénalité égale à 300 fois le minimum garanti soit 1056 € (art L 1221-11 code du travail) pour travail dissimulé.

Un contrat de travail détaillant les conditions d'emploi et de rémunération. Le contrat de travail permet de formaliser l'engagement du salarié et de l'employeur. Dans tous les cas, il reste préférable de fournir au salarié un contrat écrit pour sécuriser l'embauche. Certaines conventions collectives rendent le contrat écrit obligatoire. Le contrat écrit est également obligatoire pour toute embauche en CDD ou à temps partiel.

Fiche de paie : remise mensuellement, elle doit comporter toutes les mentions légales. Le salaire est la contrepartie du travail fourni. Son montant est fixé librement entre l'employeur et le salarié mais il doit respecter certaines règles (règles relatives au Smic, conventions ou accords collectifs, majorations prévues pour la rémunération des heures supplémentaires…). Je vous conseille de faire établir vos fiches de paie par un professionnel.
L'employeur est tenu de remettre au salarié un bulletin de paie pour s'assurer des sommes versées.

Prévoyance et mutuelle : obligation de proposer une mutuelle d'entreprise et de cotiser à des régimes de prévoyance.
Tenir un registre du personnel dès le premier salarié embauché.
Organiser la visite médicale d'embauche et les suivantes.
Et enfin, aucune obligation légale, mais accueillir et intégrer un salarié nouvellement embauché sont la clé d'une relation de qualité avec vos collaborateurs.

Conclusion

En conclusion, la gestion des aspects administratifs est un élément clé pour la réussite de votre entreprise. Que ce soit pour établir des devis et factures conformes, respecter les obligations comptables, rédiger des CGV, protéger les données personnelles, formaliser des contrats de prestations ou gérer l'embauche de salariés, chaque étape nécessite une attention particulière et une connaissance précise des obligations légales.

Ne laissez pas ces tâches administratives vous submerger et détourner votre attention de votre cœur de métier. En tant que secrétaire indépendante, je suis à votre disposition pour vous accompagner dans ces démarches, vous offrant ainsi la tranquillité d'esprit nécessaire pour vous concentrer sur le développement de votre entreprise. Pour toute assistance ou conseil personnalisé, n'hésitez pas à me contacter. Ensemble, nous assurerons la conformité et la réussite de votre projet entrepreneurial.

À très bientôt pour le prochain article : Marketing et Communication

Delphine de Secrétaire Assistance