Check-list administrative pour bien organiser votre entreprise

16/03/2025

[temps de lecture : 8 mn]

Je ne sais pas si c'est votre cas, mais personnellement, j'adore les fins de mois. C'est l'occasion faire le point avec nous-même et de suivre l'évolution de notre entreprise.

J'ai mis au point ma check-list administrative, car lorsqu'on est entrepreneur, une bonne organisation est essentielle pour assurer la pérennité et le bon fonctionnement de son activité.

Il est important de comprendre que de gérer et faire grandir son entreprise va au-delà d'honorer les missions pour ses clients.

Cette check-list ne se limite pas aux démarches administratives et à la comptabilité, elle recense également des points d'organisation, de stratégie et de suivi de projet. J'aime faire ce point chaque mois.

Mais avant d'aborder les tâches à inscrire dans cette check-list, parlons process : la fréquence de rendez-vous avec votre check-list dépend de vos besoins et de votre situation. Personnellement, je fais un point chaque mois, mais un bilan trimestriel est peut-être plus adapté à votre activité et votre organisation. Toutefois, un bilan régulier permet de gagner en efficacité et en clarté, d'éviter les oublis et d'anticiper les obligations, quelle que soit la taille de votre entreprise et peu importe votre statut.🙏🏻

1. La facturation et la comptabilité

On commence par des tâches pas vraiment excitantes si vous n'êtes pas secrétaire indépendante , mais néanmoins fondamentales : la gestion des factures, la comptabilité et le suivi financier. Vous ne pouvez pas y échapper, c'est vraiment la base de la base pour faire fonctionner votre business. 💰.

Concrètement, voici les différentes choses à faire chaque fin/début de mois en ce qui concerne la gestion comptable et financière de votre entreprise. La bonne nouvelle, la plupart de ces tâches peuvent être déléguées mais vous devez garder un œil dessus, vous devez rester maître de votre business.

✅ Les Factures (client et fournisseur)

Éditez vos factures pour le mois qui se termine et envoyez-les aux clients pour les prestations qui n'ont pas été facturées immédiatement. ✨
Récapitulez vos revenus du mois pour avoir une vision claire de votre chiffre d'affaires. Faites un point sur les factures toujours en attente et effectuez une relance si retard de paiement. ✨
Identifiez vos charges professionnelles (outils, abonnements, déplacements, formations, etc.). Même si vous ne pouvez pas déduire vos charges (micro-entrepreneur).
Liez vos factures client à vos encaissements, et vos factures fournisseur à vos dépenses. En bref, avec votre décompte bancaire, préparez votre pré-comptabilité. ✨

✅ Les documents et les déclarations obligatoires

Complétez vos documents obligatoires, notamment pour les micro-entrepreneurs : livre des recettes, registre des achats ; et pour tous, vos tableaux de bord pour votre suivi financier et ainsi pouvoir planifier les dépenses à venir (prélèvements programmés, abonnements mensuels, ou si vous avez prévu de remplacer du matériel défaillant par exemple).

Préparez les documents nécessaires pour vos déclarations fiscales :

- Déclarez votre CA mensuel sur le site de l'URSSAF (sauf si vous avez opté pour une déclaration trimestrielle)

- Déclarez et payez la TVA en ligne si vous êtes assujetti à cette taxe.

- Vérifiez que vous êtes à jour dans la déclaration et le règlement de vos cotisations sociales.

Vérifiez que vous ne dépassez pas le seuil de chiffre d'affaires et de TVA en micro-entreprise.

✅ Ajouter à cela certaines tâches administratives qu'il faut effectuer à une période donnée de l'année : la CFE, la déclaration de vos revenus pour les impôts, le bilan comptable avec votre expert-comptable, le téléchargement de certains justificatifs annuels, etc.

💡 Bon à savoir : Si vous voulez gagner un maximum de temps dans la réalisation de toutes vos tâches mensuelles(celles dont on vient de parler, mais aussi celles que l'on va évoquer par la suite), vous avez la possibilité de vous créer un modèle de bilan à compléter chaque mois. L'avantage pour votre bilan annuel, vous n'aurez plus qu'à reprendre chaque bilan mensuel, quel gain de temps !!0

2. La gestion commerciale

✅ Suivez votre portefeuille client et votre stratégie de prospection

Cela s'inscrit aussi dans une démarche de marketing relationnel.

Les points à checker :

➖ Est-ce que votre répertoire est à jour ?

➖ Est-ce que vos derniers clients ont laissé un avis ou une recommandation ?

➖ Est-ce que vous avez traité toutes vos demandes et sollicitations ? (pour un devis ✨, un renseignement, un achat, une collaboration, un partenariat, etc.).

➖ Est-ce qu'il y a des relances à effectuer si vous faites du démarchage par e-mail ? ✨

✅ Analyser vos objectifs

Les indicateurs clés de performance constituent un moyen fiable de mesurer l'efficacité et la pertinence de vos décisions au cours des dernières semaines. C'est ce qui vous permet de savoir si votre activité va dans le bon sens, ou s'il faut absolument ajuster le tir dans les jours qui viennent.

Parmi les indicateurs à suivre :

Le résultat net (CA – Les charges). ✨
Votre taux horaire ou journalier pour les projets du mois (un bon indice pour jauger votre rentabilité).
Le nombre de demandes entrantes pour de nouvelles missions et votre taux de conversion.
Le revenu moyen par client (pour les clients réguliers notamment). ✨
Si vous avez un site internet, le nombre de visiteurs mensuels, leur profil et la répartition du trafic par canal d'acquisition.
Audit des réseaux sociaux : le taux d'engagement sur vos comptes.
Le taux d'ouverture, le taux de clics et le nombre de réponses pour vos newsletters du mois ou vos articles de blog, si vous en produisez.

💡 Bon à savoir : Chaque entrepreneur aura son propre modèle de tableau de bord. Tout dépend des actions commerciales et marketing que vous avez mises en œuvre, des priorités que vous avez établies pour le mois et de vos objectifs chiffrés.

Bien sûr, l'objectif n'est pas de nourrir une obsession quotidienne pour vos chiffres et d'être focalisé en permanence là-dessus comme si votre vie en dépendait… Le principe est plutôt de faire une veille régulière de vos résultats pour voir où vous en êtes par rapport à vos objectifs.

✅ Le ménage dans la liste d'e-mails

Trier ce que l'on appelle les « cold subscribers », autrement dit les contacts qui n'ont pas ouvert vos courriers électroniques depuis plus de 90 jours.

☝️ Attention : avant de les supprimer de votre liste de diffusion, envoyez-leur un mail de relance afin de savoir s'ils souhaitent rester inscrits. 😉

Supprimer les contacts inactifs chaque fin/début de mois présente de nombreux avantages : ça vous permet d'améliorer la délivrabilité de vos messages et de ne pas plomber vos statistiques. Vous vous assurez également de « parler » aux bonnes personnes, celles qui sont réellement intéressées par vos produits/services.

Qui plus est, c'est utile si le tarif de votre outil d'e-mailing (ou sa gratuité) dépend du nombre d'abonnés. 😏

3. La communication

La création et la programmation de tous vos contenus : les posts sur les réseaux sociaux, les vidéos sur YouTube, les épisodes de podcast, les articles de blog, les newsletters, les campagnes publicitaires et j'en passe.

Faites le point sur les événements de réseautage auxquels vous souhaitez participer pour vous faire connaître et faire de nouvelles rencontres professionnelles. Notez-les dans votre agenda.

Si vous ne voulez pas perdre votre temps, vous éparpiller ou procrastiner cette tâche, il va falloir appliquer les bonnes méthodes et quelques astuces.

Je vous conseille de planifier une session de brainstorming pour lister toutes vos idées, enrichir votre planning éditorial et recycler de précédents contenus qui ont bien fonctionné auprès de votre audience, programmer à l'avance vos publications du mois. Autre solution : vous pouvez également déléguer tout ou partie de cette tâche.

4. L'organisation et le planning du mois à venir

Il est essentiel de planifier les semaines qui arrivent et de vous organiser. Ce qui doit être dans votre agenda :

Vos missions.
Les deadlines que vous devez respecter.
Vos rendez-vous pro ou perso (réunions, appels, rencontres physiques, etc.).
Vos priorités du mois.
☝️ Attention : N'oubliez pas de planifier des moments off pour décompresser.

5. Le nettoyage de votre espace de travail

Chaque mois, c'est aussi l'occasion de nettoyer votre environnement de travail physique et virtuel. 🧹

Je sais que tout le monde n'est pas une toquée de l'organisation et du rangement (non, non je ne parle pas de moi 😂), et qu'il y a même des personnes qui n'ont aucun souci à travailler dans le chaos total.

Mais, faites-moi confiance : vous serez beaucoup plus efficace et concentré dans un espace de travail organisé et épuré, où chaque chose est à sa place. D'une part, ça vous allégera l'esprit. Et, d'autre part, ça vous permettra de retrouver plus rapidement un document dont vous avez besoin pour un projet ou pour l'administration.

✅ Bureau physique

Il y a tout d'abord votre bureau et tous les papiers à trier, jeter, ou à classer précieusement dans des classeurs. Plus vous ferez régulièrement cette tâche, moins vous y passerez de temps car vous n'aurez quasiment rien à ranger. ✨

✅ Espace de travail numérique

Je parle de votre boîte mail, de votre dossier de téléchargements qui est plein à craquer (on a tous le même, je vous rassure 🫠), de la sauvegarde et du classement de vos documents, des éléments à archiver ou encore des mises à jour à effectuer sur votre ordinateur. ✨

💡 Bon à savoir : Sécurisez vos données en effectuant une sauvegarde complète de vos données administratives et clients. Vérifiez que vos systèmes sont bien protégés contre les cybermenaces également.

6. Un bilan plus personnel

Il y a beaucoup plus de paramètres à prendre en compte pour évaluer l'état de santé de votre entreprise qu'un bilan chiffré. Garder une trace de nos aventures entrepreneuriales, le positif comme le négatif, permet de prendre du recul.

Vous pouvez lister :

Ce que vous avez fait et ce sur quoi vous avez travaillé.
Ce que vous avez appris de nouveau.
Ce que vous avez rencontré comme besoin(s).
Qui a pu vous aider et comment.
Toutes les idées que vous avez eues.
Les coups durs et comment vous les avez surmontés.
Les challenges que vous avez relevés.

💡 Bon à savoir :

Au moins une fois par an, pensez à :

✅ Renouveler vos contrats et assurances

Faites le point sur vos contrats d'assurance (responsabilité civile professionnelle, multirisque, prévoyance, etc.) et renégociez si nécessaire pour obtenir de meilleures conditions tarifaires.

✅ Mettre à jour vos tarifs

Réfléchissez à une éventuelle révision de vos tarifs en fonction de vos charges et de l'évolution du marché.

✅ Créer un calendrier des obligations fiscales et sociales

Vous pourrez reporter les échéances importantes dans la bonne check-list mensuelle (ou trimestrielle). ✨

✅ Revoir vos logiciels et applications

Vérifiez si vos outils actuels de facturation, de gestion de projets ou d'organisation sont toujours adaptés. Testez des alternatives si nécessaire pour améliorer votre productivité. Mettez en place des automatisations pour gagner du temps : facturation récurrente, rappels de paiement, gestion des e-mails.✨

Et voilà, vous avez un bel aperçu de tout ce que vous pouvez inscrire sur votre check-list administrative d'entrepreneur, bien sûr vous pouvez l'adapter en fonction de votre activité. L'objectif : piloter votre entreprise efficacement, prendre de la hauteur et faire les bons choix pour son développement.

Sinon, vous avez dû remarquer tout au long de cet article, ce petit signe ✨ sans savoir à quoi il correspondait ! Chaque fois que vous avez rencontré ce signe, c'est une tâche que vous pouvez me déléguer pour gagner du temps, et de l'efficacité pour analyser votre bilan mensuel.

Conclusion :

En mettant en place cette check-list, vous vous assurez une organisation administrative fluide et efficace, vous évitant ainsi stress et imprévus. Une bonne anticipation vous permet de vous consacrer pleinement à votre activité et de développer sereinement votre entreprise. Si au premier abord, cette liste vous paraît insurmontable, sachez qu'une fois qu'elle est en place, vous mettrez de moins en moins de temps à la compléter à chaque période. Cela fera partie de votre routine.

Besoin d'aide pour optimiser votre gestion administrative ou la mise en place de cette check-list ? Contactez-moi dès aujourd'hui pour gagner en sérénité et en efficacité !

Delphine de Secrétaire Assistance

Sur le blog :

- Les étapes clés pour réussir votre création d'entreprise

- Bien choisir son activité

- Choisir son statut juridique

- Les aides à la création d'entreprise

- Choisir un nom d'entreprise

- Faire une étude de marché et un business plan

- S'inscrire et obtenir un numéro de SIRET

- Les démarches obligatoires

- Création d'entreprise : La gestion administrative obligatoire

- Création d'entreprise : Comment Promouvoir Votre Entreprise - Stratégies Essentielles pour Attirer et Fidéliser des Clients