Boîte à outils de l'entrepreneur - ressources et conseils
Des conseils avisés pour booster votre productivité et votre réussite
En tant qu'entrepreneur, vous savez que l'efficacité et la productivité sont des clés essentielles pour votre réussite. Mais entre la gestion des tâches administratives, le développement de votre entreprise et les innombrables autres responsabilités qui vous incombent, il peut être difficile de rester au top de votre forme.
C'est là que j'interviens, en tant que secrétaire indépendante expérimentée et passionnée par l'accompagnement des entrepreneurs.
Sur cette page, je vous propose des conseils avisés et des stratégies concrètes pour :
- Mettre en place des systèmes de classement et d'archivage efficaces
- Communiquer efficacement avec vos clients et partenaires
- Gérer vos emails et votre messagerie instantanée de manière productive
- Utiliser des outils numériques pour gagner du temps et améliorer votre productivité
[CONSEIL]💡 Comment bien gérer ses charges en micro-entreprise ?
Vous êtes micro-entrepreneur(e) ? Alors, vous le savez probablement : dans ce statut, vos charges ne sont pas déductibles !
Cela peut parfois compliquer la gestion de votre trésorerie si vous ne vous y préparez pas correctement.
Dans ce carrousel, je vous donne quelques conseils pour mieux gérer vos charges au quotidien et éviter les mauvaises surprises !
🔑 En résumé :
Même si vos charges ne sont pas déductibles en micro-entreprise, il est important de les anticiper et de bien les gérer pour assurer la pérennité de votre activité. Une bonne organisation financière, c'est la clé pour éviter le stress et faire croître sereinement votre entreprise ! 🚀
N'hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d'accompagnement pour bien gérer vos charges ou pour toute autre question sur la gestion de votre micro-entreprise ! 😊
[CONSEIL LA GESTION DU TEMPS] 🎯
Organiser sa journée est la clé pour mieux gérer son temps et ses priorités ! ⏰
Et les lois du temps peuvent vous y aider. Voici quelques-unes à connaître :
1️⃣ La loi de Carlson : Une pause planifiée vaut mieux qu'une interruption imprévue. 🧘♂️ Supprimez les distractions pour travailler sans être perturbé ! 🚫📱
2️⃣ La loi de Parkinson : On a tendance à utiliser tout le temps disponible pour une tâche, plutôt que le temps nécessaire. 🚨 Évaluez le temps exact qu'il vous faut pour chaque tâche et planifiez-la dans votre agenda 🗓️.
3️⃣ La loi d'Illich : Faire des pauses intentionnelles maintient votre énergie et votre productivité. 🌟 Après un certain temps, la concentration diminue et les erreurs augmentent. Adoptez la méthode Pomodoro pour vous obliger à faire des pauses. 🍅 En savoir plus sur le blog ce mois-ci !
4️⃣ La loi de Taylor : Gérez vos priorités selon votre rythme pour être plus efficace. 🏃♀️ L'ordre des tâches peut faire toute la différence pour booster votre productivité !
[CONSEIL COMMUNICATION ]
L'IMPORTANCE DE CRÉER UN CALENDRIER ÉDITORIAL
Au travail ou dans la vie de tous les jours, l'organisation permet d'éviter les mauvaises surprises. Et lorsque l'on parle business, il vaut mieux bien gérer ses projets. Concernant votre communication, c'est ici qu'entre en scène le calendrier éditorial qui vous aidera à atteindre vos objectifs de contenu quels qu'ils soient et assurera le bon déroulé des opérations ! Le calendrier éditorial (ou calendrier de contenu), c'est votre allié pour planifier vos publications de manière stratégique. Si vous travaillez en équipe ou si vous déléguez cette tâche, le calendrier éditorial permet d'attribuer les tâches à effectuer et de suivre toutes les étapes de développement de vos ressources marketing. Grâce à lui, tout le monde est sur la même longueur d'onde, avec une vision claire des livrables et des délais. En planifiant à l'avance, vous assurez un rythme de publication régulier sur le long terme. Cela booste l'engagement de votre audience sur tous vos canaux de communication (emailing, réseaux sociaux, etc.) de façon constante. Ne laissez pas votre public vous oublier !
[CONSEIL]
🔒l'Identité Numérique La Poste ! 🔒
📣N'attendez pas d'en avoir besoin pour créer votre identité numérique, notamment les porteurs de projet de création d'entreprise si vous prévoyez prochainement votre immatriculation sur l'INPI !!
Ce service va vous permettre de vous connecter aux différents services de l'Administration, même pour certaines de vos démarches personnelles (compte formation, site des impôts, certaines mutuelles, retraite, permis de conduire...).
Pour les entrepreneurs principalement :
✅ Création de son entreprise
✅ Cessation d'activité, fermeture de l'entreprise
✅ Modification d'adresse
✅ Modification d'activité
👉Pour créer son Identité Numérique La Poste :
🎯Être majeur et avoir une pièce d'identité en cours de validité (à transmettre en photo)
🎯 Avoir un smartphone et télécharger l'application
🎯Prévoir du temps, il y a toute une procédure à respecter, particulièrement une validation qui peut prendre jusqu'à 24 heures (hors week-end).
🎯Vous pouvez créer votre identité numérique en ligne ou vous rendre directement en bureau de poste si vous n'êtes pas à l'aise avec les procédures numériques.
🚀Adoptez l'Identité Numérique La Poste dès aujourd'hui et simplifiez votre quotidien digital pour ne pas vous retrouver bloquer au moment de signer une formalité administrative avec votre identité numérique !
💡Si vous rencontrez des difficultés à créer votre identité numérique, je peux vous guider dans la procédure. Je ne peux pas le faire à votre place, car c'est votre identité qui est vérifiée (avec pièce d'identité, photo ou vidéo, réception de code par sms sur votre smartphone).
L'assurance Responsabilité Civile Professionnelle.
Aujourd'hui, j'aimerais attirer votre attention sur ce sujet crucial pour tous les entrepreneurs et notamment les micro-entrepreneurs.
Nous savons tous à quel point il est important de gérer efficacement notre activité et de protéger notre entreprise. Pourtant, nombreux sont ceux qui négligent une composante essentielle : la RC Pro.
Pourquoi est-ce si important ?
👉Protection Financière : En cas de litige ou de réclamation dans le cadre de votre activité professionnelle, vous êtes couvert par votre RC Pro. Elle couvre principalement les dommages causés à des tiers.
👉Crédibilité et Confiance : Avoir cette assurance renforce la crédibilité de votre entreprise. Cela montre que vous êtes préparé à assumer vos responsabilités. C'est un gage de confiance pour vos partenaires/clients.
👉Sécurité et Sérénité : Savoir que vous êtes couvert en cas de problème vous permet de travailler avec plus de sérénité.
👉Conformité Légale : Dans certains secteurs d'activité, la souscription à une RC Pro est obligatoire. Assurez-vous de connaître les réglementations spécifiques à votre domaine pour éviter des sanctions potentielles.
Pour tous les micro-entrepreneurs, ne sous-estimez pas l'importance de cette assurance. Prenez le temps de vous renseigner et de souscrire à une assurance adaptée à vos besoins.
📣Retrouvez plus d'informations dans mon article de blog sur les démarches obligatoires : Création d’entreprise : Les démarches obligatoires
Ouverture d'un Compte Bancaire pour les Micro-Entrepreneurs
📊 En tant que micro-entrepreneur, l'ouverture d'un compte bancaire est indispensable ! Mais légalement pas besoin de compte pro dès le début, toutefois je vous le conseille !
💡 À Retenir ➡️ Un compte dédié (perso ou pro) devient obligatoire si votre CA dépasse 10 000 € sur 2 ans consécutifs. Attention, la banque peut vous refuser l'ouverture d'un compte personnel ou fermer le vôtre, car vous ne respectez pas les conditions générales. Très souvent, il est bien stipulé qu'un compte personnel ne peut pas servir pour des transactions professionnelles.
➡️ Avantages du compte pro :
• Accompagnement personnalisé 🗂️
• Comptabilité simplifiée 📈
• Respect des exigences fiscales et sociales 🛡️(loi Pacte)
• Paiement facilité de la CFE et TVA (si vous y êtes soumis)💸
🏦 Options : Banques classiques, Banques en ligne et Néo-banques 📱.
🌟 Bon à savoir : Les néo-banques proposent essentiellement des services de paiement. Pas de crédit pro ici ! La banque classique vous permet d'avoir un conseiller dédié, ce qui est non négligeable pour négocier les frais, obtenir un financement et gérer au mieux si vous rencontrez des difficultés de trésorerie.
💬 Besoin de plus de conseils ? Retrouvez mon article dédié "les démarches obligatoires" sur le blog et/ou Contactez-moi pour un accompagnement personnalisé ! 📩
LA SAUVEGARDE DE VOS DONNÉES
🔒 Ne négligez pas la sauvegarde de vos données ! C'est une étape essentielle pour protéger vos informations sensibles.
Le cloud est pratique, mais rappelez-vous qu'il ne vous appartient pas.
👉Adoptez la règle 3-2-1 pour une stratégie de sauvegarde solide : 3 copies de vos données sur 2 supports différents, avec 1 copie stockée dans un lieu distant. 💻🔒
Par exemple, cela peut être une sauvegarde sur votre PC, une autre sur un support externe (clé USB, disque dur externe) et, enfin, la dernière dans le cloud.
Ne remettez pas à plus tard cette sauvegarde que vous repoussez sans cesse. Vérifiez dès maintenant que vous appliquez les bonnes pratiques en matière de sauvegarde. 💡
📣Je suis là pour vous aider à mettre en place une sauvegarde efficace et sécurisée. Contactez-moi pour en savoir plus sur mes services de secrétaire indépendante. 📁💼
LA FACTURE ÉLECTRONIQUE
👉 Aujourd'hui, la facture dématérialisée est obligatoire si vous êtes fournisseurs de la sphère publique, mais à partir du 1ᵉʳ septembre 2026, l'obligation va progressivement se déployer jusqu'en septembre 2027 pour toutes les entreprises en France travaillant en BtoB.
Mais qu'est-ce que cela signifie pour vous en tant que chef d'entreprise ou entrepreneur indépendant ? 🤔
1️⃣ Conformité : toutes les entreprises devront :
📌disposer de la capacité d'émettre et recevoir des factures électroniques dans les formats conformes à la législation,
📌pouvoir les transmettre automatiquement à vos clients à travers une plateforme que vous aurez librement choisie,
📌les conserver dans leur format informatique original. L'archivage consiste en un dépôt scellé et horodaté dans un coffre-fort numérique.
2️⃣ Simplicité : la facturation électronique simplifie le processus de facturation. Plus besoin de papier, de timbres ou d'envois postaux. Tout se fait en ligne, rapidement et efficacement.
3️⃣ Suivi Facilité : vous pourrez voir en temps réel l'état de vos factures et réagir rapidement en cas de problème.
4️⃣ Impact Environnemental : En réduisant l'utilisation de papier, vous contribuerez à préserver l'environnement. C'est un petit geste qui a un grand impact à long terme.
Le RUP (Registre Unique du Personnel) est-il obligatoire ?
OUI ➡️Dès l'arrivée du 1ᵉʳ employé !
👉 Le RUP est un document tenu par l'employeur sur lequel figure l'ensemble des collaborateurs. Il assure la transparence des emplois et lutte contre le travail dissimulé.
👉Il est obligatoire selon l'article L1221-13 du Code du travail qui détermine également les éléments qu'il doit contenir.
👉Il peut être sur support papier ou dématérialisé, à condition que le caractère indélébile des informations soit conservé.
👉Il concerne tous types d'entreprise et toutes les formes de contrat de travail (CDI, CDD, Temps plein, temps partiel, Intérim….)
👉Les données doivent être saisies dans l'ordre chronologique des embauches.
👉L'employeur doit en tenir un par établissement. Si vous disposez de plusieurs locaux, le nombre de registres est équivalent.
📢En cas d'absence de registre ou de non mises à jour, oubli, informations erronées, une amende peut s'élever jusqu'à 750€ pour les personnes physiques et 3750€ pour les personnes morales ET l'amende peut être appliquée autant de fois qu'il y a de collaborateurs concernés 😱
➡️Vous ne savez pas quelles informations sont obligatoires dans la tenue de ce registre et/ou vous avez besoin d'un modèle de RUP, contactez-moi !
Je peux vous établir ce document ou réservez un coaching (visio ou téléphone), je vous donnerai les clés pour créer ce document conforme à la législation.
MICRO-ENTREPRENEUR : OPTER OU PAS POUR LE VERSEMENT LIBÉRATOIRE DE L'IMPÔT SUR LE REVENU ?
En micro-entreprise, il y a 2 façons de payer les impôts sur le revenu : l'imposition classique avec le barème à tranches de l'impôt ou le versement libératoire qui est un pourcentage fixe du CA
Avant de faire un choix, il faut vérifier si vous êtes admissible au VL. : Le revenu fiscal de votre FOYER fiscal ne doit pas dépasser un certain montant.
Si vous êtes éligible, il faut maintenant vérifier que cette option est avantageuse
Voici quelques conseils pour vous aider à choisir :
• Si vous êtes non imposable et que vous pensez le rester, alors prendre le VL vous ferait payer de l'impôt « pour rien » car il est non remboursable !!!
• Si vous êtes déjà imposable à un taux important ou que vous pensez le devenir, cela peut être une bonne option. Vous payerez l'impôt sur le revenu tout au long de l'année, un pourcentage fixe du CA, sans régularisation le dernier mois.
MAIS l'intérêt de l'option est différent d'une personne à l'autre en fonction de ses revenus et des revenus de son foyer fiscal (marié(e), nombre d'enfants, autres revenus….), et d'une année à l'autre.
Prenons un exemple avec 35000€ de recettes encaissées en 2023 pour un autoentrepreneur, profession libérale, célibataire, sans enfant. Sur le simulateur des impôts, nous obtenons le résultat de 1014€ d'impôt sur le revenu net à payer (revenu net imposable = 23100€). Avec l'option de versement libératoire, le taux d'imposition est de 2,2 % des recettes BNC déclarées. La déclaration des revenus et le versement libératoire se fait en même temps que les cotisations sociales. 35000 X 2,2 % = 770€ d'imposition fiscale et vous ne devez rien de plus. Dans ce cas, l'option du versement libératoire est à retenir, mais ce n'est pas toujours le cas.
- En cas de création, le choix se fait lors des démarches de création sur le guichet unique mais vous pouvez modifier votre choix au plus tard le dernier jour du troisième mois qui suit celui de la création.
- Votre micro-entreprise est déjà créée, que ce soit pour ajouter ou enlever l'option, La demande doit être envoyée avant le 30 septembre de l'année en cours pour une application l'année suivante.
Alors comme chaque année, vous avez la possibilité de demander à changer de mode d'imposition, il suffit de vous rendre sur le simulateur officiel de calcul de l'impôt sur le revenu, de choisir le modèle complet, de faire une estimation de votre CA et à vos calculs pour savoir quelle est la meilleure option pour vous !!
Et faites-le chaque année, vous pourriez faire des économies d'impôts non négligeables ! De plus, le seuil RFR (Revenu Fiscal de Référence) est actualisé tous les ans et ce dernier conditionne la possibilité de prendre cette option.
L'ARCE et le taux du calcul du montant.
📣 Rappel : l'ARCE = recevoir une partie du capital de ses droits restants à l'ARE. Les conditions d'obtention n'ont pas changé. Il faut être demandeur d'emploi, bénéficier de l'ARE et également de l'ACRE.
Voici ce qui a changé depuis le 1ᵉʳ juillet 2023 !!
👉 Le taux pour le calcul du montant de l'ARCE est passé à 60% au lieu de 45%
🎯MAIS ATTENTION !
➡️ L'augmentation de ce taux se justifie par la baisse de la durée d'indemnisation de 25 %
➡️ Sur ce montant brut, une participation de 3% pour le financement des retraites est déduite.
➡️ Le versement s'effectue en 2 fois à parts égales : lors du commencement de l'activité. Puis 6 mois après, si vous êtes toujours en activité !
➡️ Le nouveau taux de 60 % s'applique si votre contrat de travail a pris fin DEPUIS LE 1ᵉʳ JUILLET 2023 📣sinon il sera de 45% même si vous faites votre demande cette année !
Cas d'une de mes clientes : licenciée en février 2023, elle a bénéficié pendant un 1 an du CSP (contrat de sécurisation professionnelle). Elle a préparé son projet de création d'entreprise. Depuis février 2024, elle est inscrite à France Travail et bénéficie de l'ARE. Lors de sa création d'entreprise, elle pouvait bénéficier de l'ARCE sur ses droits restants, mais seulement au taux de 45 % car fin de son contrat de travail avant le 1er juillet 2023 !
📢Ne vous précipitez pas sur les aides et différentes options possibles lors de votre création d'entreprise (je vous parlerai du versement libératoire de l'IR bientôt 😉) et étudiez quelle est la meilleure solution pour votre cas !!
LE DÉPÔT DE MARQUE AUPRÈS DE L'INPI
📣Pour qu'une marque soit PROTÉGÉE, SON DÉPÔT EST ESSENTIEL. Dans le cas des entrepreneurs individuels, pour protéger votre nom commercial, vous devez effectuer un dépôt de marque.
👉Avant de déposer une marque : Faire une recherche d'antériorité pour savoir si votre marque est disponible (sur data INPI)
👉 Le dépôt :
➡️ Où ? Auprès de l'INPI.
➡️ Comment ? Il est indispensable de sélectionner une ou plusieurs classes pour que le dépôt de marque soit validé. Une classe correspond à une catégorie de produits et de services.
➡️ Durée de la protection : 10 ans. Le renouvellement sans limite de temps mais à faire l'année précédant le jour d'expiration de la protection.
➡️ Conditions de validité ?
• Susceptible de représentation graphique : votre signe peut prendre plusieurs formes, telles qu'une forme verbale (mot, nom, slogan, chiffres/lettres), figurative (logo/dessin) ou encore sonore, etc.
• Licite : votre signe ne doit pas être contraire à l'ordre public et aux bonnes mœurs.
• Distinctive. Ex : vous ne pouvez pas utiliser un signe trop générique ("chocolat" si vous vendez du chocolat).
🎯Attention : Le dépôt de marque est différent du dépôt de brevet (se fait également auprès de l'INPI) et de la réservation d'un nom de domaine.
Vous pouvez retrouver toutes ces informations dans le dernier article du blog !
https://www.secretaireassistance.fr/blog/
Et je peux vous aider à réaliser ces démarches.
L'ACRE ET LES MICRO-ENTREPRENEURS (AUTO-ENTREPRENEURS)
👉L'ACRE est une Aide à la Création ou à la Reprise d'une Entreprise.
C'est une exonération des charges sociales MAIS 📣cette aide ne s'applique pas dans les mêmes conditions pour les entrepreneurs "classiques" et ceux sous le statut social de la micro-entreprise !!!
➡️ Elle n'est PAS AUTOMATIQUE : vous devez faire une demande d'ACRE auprès de l'Urssaf au moment de la création de l'entreprise et déposer votre dossier (contenant le formulaire et les pièces justificatives demandées) au plus tard, dans les 45 jours après la création.
➡️ L'exonération N'EST PAS TOTALE, elle est de 50% sur vos cotisations sociales !
➡️ La durée N'EST PAS D'1 AN mais de 4 trimestres civils ! Concrètement, qu'est-ce que cela implique ? L'exonération s'applique au titre du trimestre civil au cours duquel la micro-entreprise a été créée et pendant les 3 trimestres suivants. Ainsi, en cas de création le dernier mois d'un trimestre civil, l'exonération ne dure que dix mois.
EX: Création en mars 2024 (dernier mois du 1er trimestre) + 3 autres trimestres = exonération jusqu'à décembre soit 10 mois 😞
👉 Bon à savoir pour tous les créateurs ou repreneurs : pour être éligible à l'ACRE, il ne faut pas avoir bénéficié du dispositif au cours des 3 dernières années.
LA TRANSPARENCE AVEC VOS FOURNISSEURS ET VOS CLIENTS est l'un des aspects les plus importants à considérer pour optimiser la performance de votre entreprise.
📌La relation fournisseur joue un rôle crucial dans la réussite de votre entreprise ! Que ce soit un fournisseur de biens ou de services (banque, assurance, électricité...)
😔Malheureusement, je constate régulièrement des situations épineuses quand vous rencontrez des difficultés financières temporaires.
Quelles que soient les situations auxquelles vous devez faire face, il faut essayer d'établir et maintenir des relations positives et productives avec vos partenaires externes.
👉Une relation négligée, faire l'autruche, peut entraîner des conséquences négatives, et ce n'est pas ce que l'on recherche !
En traitant les problèmes rapidement et efficacement 💪, vous pouvez démontrer votre engagement envers la relation.
👉Je vous recommande de communiquer au plus tôt avec vos fournisseurs et de trouver des solutions conjointes.
📣La transparence est considérée comme une valeur importante. Ne procrastinez pas une prise de contact pour exposer vos difficultés que ce soit avec vos partenaires financiers, vos fournisseurs de services ou de matières premières !! Cela vaut également avec vos clients ! Vous savez que vous allez avoir du retard pour x ou y raisons, ne les mettez pas devant le fait accompli au risque de nuire à votre réputation et à votre crédibilité en tant que partenaire commercial.
Tout le monde peut rencontrer des difficultés d'ordre différent, établir une communication claire et régulière vous permettra d'obtenir leur compréhension, de maintenir une relation de confiance et de collaboration à long terme 😊.
OPTIMISER SES PAIEMENTS FOURNISSEURS AVEC L'OUVERTURE D'UN COMPTE.
📌L'optimisation des paiements fournisseurs représente une chance stratégique d'améliorer votre trésorerie 💸💰et de renforcer les liens avec vos partenaires🤝.
En ouvrant un compte chez vos fournisseurs, vous améliorez vos relations grâce à un processus de paiement automatisé (LCR, prélèvement par exemple) ce qui réduit les risques d'erreurs et de retards.
👉D'une part, vous allez démontrer votre engagement envers vos fournisseurs et renforcer leur confiance en votre entreprise.
👉D'autre part, bien que la loi fixe un cadre général, les entreprises ont la latitude de négocier des délais de paiement différents en fonction de la nature de la relation fournisseur-client.
📌Il est indispensable de négocier des conditions de paiement personnalisées avec vos différents fournisseurs, en fonction, notamment, de leur impact sur votre cycle de production. Pour cela, vous pouvez travailler avec vos fournisseurs pour négocier des conditions de paiement qui correspondent mieux à votre cycle de trésorerie et ainsi la pérenniser.
📣Selon vos fournisseurs, vous aurez différents documents à leur transmettre pour l'ouverture d'un compte (extrait Kbis, RIB, choix du règlement, dossier à compléter), vous pouvez me déléguer cette tâche pour gagner du temps.
Les tableaux de bord sont des outils de suivi et de pilotage indispensables pour la bonne gestion de votre entreprise !
👉Lors de votre projet de création, vous avez défini des équilibres financiers dans votre business plan, maintenant que votre activité est lancée, vous allez devoir suivre de près si vous les respectez. Pour cela, il est primordial de mettre en place des tableaux de bord qui vous permettront d'avoir une vue d'ensemble.
Si vous avez opté pour le régime de la micro-entreprise, vous avez une comptabilité simplifiée, seuls le livre de recettes et, dans certains cas, le registre des achats, sont obligatoires, 📣 il n'est donc pas utile de les mettre en place MAIS obligatoire légalement.
Toutefois, ils ne suffiront pas à vous éclairer sur la santé financière de votre entreprise, d'où l'intérêt des tableaux de trésorerie/banque, suivi clients et de résultat net avec un suivi du chiffre d'affaires.
📌Besoin d'accompagnement pour la mise en place de ces tableaux, du modèle vierge à la gestion de vos tableaux personnalisés, voilà ce que je peux faire pour vous !
📌Contactez-moi dès maintenant pour discuter de vos besoins. Ensemble, nous créerons vos tableaux de bord qui feront toute la différence dans la gestion de votre entreprise 😉 !
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